Classificação de Tarefas

Muito além da geração de conteúdo, diversas tarefas relacionadas ao ciclo de vida de casos e de documentos podem ser automatizadas com a Looplex.

Mas para que humanos e máquinas consigam se entender e distribuir responsabilidades entre si, precisamos identificar, definir e mapear corretamente quais são as etapas e o conteúdo de cada processo de negócio.

Quando as tarefas são categorizadas, você pode executar workflows automatizados, gerar relatórios padrão ou ad-hoc para comparações padronizadas por código de tarefa, bem como insights em dashboards que identificam seus principais códigos de tarefa em uso e fornecem informações sobre esforço e custo médios, quanto foi cobrado para cada categoria de tarefa¹ etc.

Por isso, adicionamos uma classificação de tarefas jurídicas e administrativas preconfigurada na plataforma, para que você possa conectar seus trabalhos com modelos de serviço disponíveis em diversos Legal Service Models.

Código de Tarefas e Código de Atividades

A Looplex adota em sua plataforma duas taxonomias semânticas para a gestão de tarefas e controle financeiro de trabalhos dos advogados, paralegais e legalOps, adaptadas para a língua portuguesa e disponíveis para gestão de casos em inglês e português: o UTBMS e o UPBMS.

Além disso, para completar a descrição de um trabalho, a Looplex adotou (como fazem o UTBMS e o UPBMS com ajustes) a classificação de atividades, para descrever a ação específica tomada naquela situação).

• Os códigos de tarefa são uma descrição mais ou menos granular (dependendo do ponto da hierarquia onde você parou) do tipo de serviço prestado naquela área do Direito;

• Os códigos de atividade identificam o serviço específico realizado, ou seja, “escrevi algo”, “falei com alguém” ou “pesquisei algo”.

1. UTBMS: bom para honorários

O Uniform Task-Based Management System (UTBMS) é um conjunto de códigos projetados para padronizar a categorização e facilitar a análise dos trabalhos jurídicos em notas de honorários (lançamento de horas). O UTBMS foi concebido através de um esforço colaborativo entre a Seção de Litígios da American Bar Association (ABA), a American Corporate Counsel Association e um grupo de grandes clientes corporativos e escritórios de advocacia coordenados e apoiados pela Price Waterhouse (PwC).

Os códigos UTBMS são mantidos e desenvolvidos pelo Comitê de Supervisão do Legal Electronic Data Exchange Standard (LEDES).² A codificação UTBMS é refletida nas descrições narrativas de notas de honorários enviadas de um escritório de advocacia para clientes corporativos quando esses clientes assim o solicitam explicitamente. A maioria dos clientes que usam UTBMS também exigem que o faturamento seja feito em formato eletrônico, geralmente no padrão LEDES, que a Looplex também é capaz de gerar no seu módulo do Looplex Finance para escritórios de advocacia.

Todos os códigos UTBMS são divididos em categorias e fases. As categorias são identificadas pela letra inicial (por exemplo, L para códigos de Litígio ABA), enquanto as fases são especificadas pelo número (100s para a fase 1, 200s para a fase 2, etc.). Uma fase pode ter subfases, que aí entrariam no segundo dígito do número (110 para primeira parte da fase 1, 120 para segunda parte da fase 2 etc.). Alguns códigos UTBMS são bastante autoexplicativos, outros nem tanto.

L (Litigation)

L100 Case Assessment, Development, and Administration

• L110 Fact Investigation/Development

• L120 Analysis/Strategy

Você pode usar o UTBMS no lançamento ou análise das horas de trabalho ou quando o cliente pagador da nota exigir o uso do formato LEDES. Porém, como o foco está no lançamento de horas para faturamento de honorários advocatícios, o UTBMS contém apenas classificações de trabalhos puramente jurídicos, e desce no máximo 2 níveis de detalhamento na classificação; para expandirmos a cobertura para outras tarefas conexas, porém não estritamente jurídicas (por exemplo o protocolo de uma petição, ou a geração de um documento automatizado Looplex voltado para o público em geral), utilizamos também outra classificação, o UPBMS.

2. UPBMS: tarefas jurídicas e não jurídicas

A Association o Legal Administrators (ALA) desenvolveu um extenso projeto classificação dos trabalhos de gestão de serviços advocatícios, oferecendo um sistema abrangente de códigos e sua respectiva taxonomia, que engloba uma ampla variedade de processos necessários para apoiar a prática jurídica.

Coletivamente conhecidos como Uniform Process Based Management System (UPBMS), esses códigos fornecem uma estrutura padrão para operações jurídicas desenvolverem, implementarem e manterem estratégias operacionais e de gerenciamento bem-sucedidas, incentivando o uso de uma linguagem e abordagem comuns para operações de suporte de todo o setor.

2.1 Hierarquia do UPBMS

Todas as tarefas em um escritório ou departamento jurídico podem ser divididas entre trabalhos puramente jurídicos de um lado e trabalhos de apoio ao jurídico, chamadas “legal operations” ou controladoria jurídica.

No UPBMS da ALA isso é representado pela separação de todos os códigos em branches. Os “branches” (secção ou ramo) representam o mais alto nível organizacional dentro dos Códigos UPBMS. Eles são usados para organizar as áreas substantivas em dois agrupamentos primários que representam os dois lados de uma operação típica de serviços jurídicos.

O “Support Branch” é utilizado para descrever processos associados à assistência prestada para os advogados e diretamente relacionados com a prestação de serviços jurídicos (controladoria jurídica ou atividades dos legalOps, paralegais e outros), enquanto o “Legal Branch” descreve os processos de negócio diretamente associados a um trabalho jurídico próprio de advogado.

Dentro de cada branch o UPBMS identifica uma hierarquia com a classificação do trabalho:

Support Branch

The Support Branch is used to describe processes associated with professional assistance provided to lawyers directly related to the delivery of legal services, advice and counsel.

Classifications within this Branch:

• Administrative Support (AS)

• Finance (FN)

• Human Resources (HR)

• Business Development (BD)

• Information Technology (IT)

• Leadership and Management (LM)

Legal Branch

The Legal Branch is used to describe processes associated with professional assistance provided to lawyers directly related to the delivery of legal services, advice and counsel.

Classifications within this Branch:

• Litigation (LT)

• Transaction/M&A (Project) (TN)

• Patent (PT)

• Trademark (TM)

• Workers’ Compensation (WC)

• Bankruptcy (BK)

• Other (Counseling) (CN)

• Lobbying (Government Relations) (LB)

Dentro de cada classificação existem “áreas substantivas” (substantive areas), equivalentes às fases do UTBMS:

Litigation (LT) Classification

LT10 Case Assessment, Development and Administration Understanding the facts of matter, developing strategy, working with experts or consultants, organizing file materials, managing budgets, and participating in settlement activities.

Processes within this Substantive Area:

• LT10.10 Fact Investigation/Development

• LT10.15 Property and Exemplars

• LT10.20 Analysis/Strategy

• LT10.25 Experts/Consultants

• LT10.30 Document/File Management

• LT10.35 Budgeting

• LT10.40 Settlement/Non-Binding ADR

Abaixo dessas “áreas substantivas” estão os processos de negócio associados a cada área substantiva.

A identificação da “ação a fazer” pelo executor da tarefa pode ir até o nível do processo de negócios ou descer ainda mais um elemento para o nível da atividade, mas nem sempre há processos de negócios associados a uma determinada área substantiva, pois a ALA não identificou os processos de negócio em várias áreas substantivas.

Um bom exemplo são os trabalhos de geração de documentos automatizados na Looplex; eles se enquadrariam pela classificação UPBMS da ALA como classificação AS (Administrative Support), área substantiva “AS10 Document Services” (Producing and reproducing documents), que por sua vez tem três processos de negócio identificados e mais de uma atividade avulsa que pode ser conectar a cada um deles:

• Administrative Support

  • AS10 Document Services

    • AS10.10 Document Creation

      • Activity: A103 Draft/revise

3. Atividades: o “verbo” da tarefa

As atividades descrevem as ações que efetivamente foram tomadas pelo executor da tarefa naquele caso concreto.

No UTBMS do LEDES, abaixo dos “tasks codes” há apenas activity codes. Porém, como no UPBMS da ALA há a pretensão de se classificar também os processos de negócio, ele pode descer mais um nível para classificar esses trabalhos, sem prejuízo de poder ser conectado a uma atividade.

A lista original da ABA tinha esses activities code (posteriormente expandidos):

• A101 Plan and prepare for
• A102 Research
• A103 Draft/revise
• A104 Review/analyze
• A105 Communicate (in firm)
• A106 Communicate (with client)
• A107 Communicate (other outside counsel)
• A108 Communicate (other external)
• A109 Appear for/attend
• A110 Manage data/files
• A111 Other

4. Como a Looplex resolveu a classificação de tarefas

Com base no UTBMS e no UPBMS, complementado pelos activity codes da ABA (com adesão de algumas das expansões feitas na atualização de 2013), criamos para o nosso Common Data Model a nossa própria classificação de tarefas, porém compatível com os padrões de mercado norte-americanos, ou seja; permite a conversão de um código de tarefa em uma classificação UTBMS ou UPBMS, sempre que possível relacionar.

Nossa hierarquia considera até dois níveis de agregações para a categorização da tarefa (categoria e subcategoria), que pode ter ou não processos de negócios relacionados e pode ainda conectar-se de maneira desacoplada (não hierárquica) a uma atividade, que pode vir de uma lista ou ser inserida como texto aberto (processo e negócio).

As hierarquias de classificação das tarefas, bem como a definição semântica, conceituação e exemplos, estão disponíveis para consulta e uso pelos engenheiros jurídicos no nosso common data model, refletindo-se na interface em agrupamentos lógicos e facilidade de uso no agendamento de tarefas em casos.

Todas as tarefas tem um ID, uma classificação em nosso Looplex Uniform Task Classification Codes e uma descrição em texto (activity) opcional do usuário, que pode ser replicada no lançamento de tempo/controle de trabalhos.

Com isso, será possível gerar visões de Legal Analytics e BI (tanto dashboards quanto reports) no qual será possível entender como os trabalhos de uma equipe estão sendo organizados, estabelecer um índice de produtividade considerando resultado (ou custo) por categoria de tarefa, e recomendar, no Looplex People, otimizações nos trabalhos de sua equipe.